在一企业流程优化推进的第三个月的总结会上,生产部、销售部、采购部、财务部、人力部几个重要部门都对流程优化项目表达了看法,总体是向好,比之前改进很大。但接下与生产部、销售部员工沟通时,员工却给出了不同的反响。他们没感觉到有什么变化,原来该怎么请示现在还是怎么请示,原来不顺畅的地方依然存在障碍,用员工的话就是“一些人不愿失去控制权,信息流动没有绕开他们的把控”,员工的描述让我感觉到企业流程优化像是“穿上了流程的外衣,身体依然是原来那个身体”。
企业如何才能将流程优化“渗透”到业务实际中,在分享我的经验前先重申一下流程形式化的三个重点原因。
1. 信息流不畅
(1)数据孤岛:不同部门或系统之间缺乏有效的数据共享和集成,导致信息孤岛现象。各部门各自为政,信息无法及时传递和共享,影响整体协调。
(2)信息滞后:由于信息传递渠道不畅或系统响应速度慢,导致关键信息无法及时获取和使用,影响决策和执行效率。
(3)数据准确性和一致性问题:数据录入和传输过程中出现错误或不一致,导致决策依据不准确,影响业务流程的顺畅运行。
2. 流程设计不合理
(1)冗余和重复步骤:流程中存在不必要的步骤或重复操作,增加了流程的复杂性和时间成本,降低了整体效率。
(2)缺乏标准化:流程缺乏标准化和规范化,不同操作人员或部门的执行方式不一致,导致流程不稳定和质量问题。
(3)瓶颈环节:某些关键环节处理能力不足或资源配置不合理,成为整个流程的瓶颈,限制了整体效率的提升。
3. 管理和协作问题
(1)沟通不畅:部门之间缺乏有效的沟通和协作机制,信息传递不及时或不准确,影响整体协调和效率。
(2)责任不清:流程中各环节的责任划分不明确,导致任务推诿或重复劳动,影响流程的顺畅运行。
(3)变革阻力:员工对流程改进和变革的抵触情绪或缺乏培训和支持,导致新流程难以有效实施和推广。
相信看了上述原因,很多企业会感觉自己也存在着三大卡点。
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如何解决上述描述的流程的三大卡点,给大家分享一下个人在一些企业的实际操作心得。
1. 管理和协作问题
协作是业务流程优化的非常重要的点,离不开人的参与,这个点解决的关键是要有合理的机制。
(1)沟通机制:建立跨部门的沟通和协作机制,定期召开协调会议,确保信息的及时传递和共享。
(2)责任明确:明确各环节的责任和任务分工,建立责任追究机制,确保任务的有效执行。
(3)变革管理:通过培训和支持,提升员工对流程改进和变革的接受度,推动新流程的有效实施。
2. 流程设计不合理问题
简化业务流程,消除重复的、没有价值的点。可以通过如下几点操作:
(1)流程优化:通过业务流程分析和优化,消除冗余和重复步骤,简化流程,提高效率。
(2)标准化和规范化:建立标准化的操作规程和流程规范,确保各环节执行的一致性和稳定性。
(3) 瓶颈管理:识别和解决流程中的瓶颈环节,优化资源配置,提高整体流程的处理能力。
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3. 信息流不畅的问题
人工智能时代,系统集成和数据共享平台成为企业必走之路,通过信息技术化,尽可能绕开人为的一些请示、审核,让更多的请示、审核者转为数据、信息的提供者。
(1)系统集成:通过信息系统集成和数据共享平台,实现各部门和系统之间的数据互通和共享,消除信息孤岛。
(2)实时监控:引入实时监控和预警系统,确保关键信息能够及时获取和响应。
(3)数据治理:建立数据治理机制,确保数据的准确性和一致性,提高决策的可靠性。
谈到流程形式化,其根本原因在于企业管理的权力控制模式,在此模式下,员工开展工作的思维方式依然是围绕“职责”展开,遇到跨部门问题,那道厚厚的“部门墙”仍然难以跨越,造成企业内部管理内耗。所以,我们在流程优化项目推进中,需要在给高层导入新思维的前提下,先做机制优化,再做流程设计,最后依靠信息化集成系统把流程真正“沉降”到业务实际操作中。